Dit is een privacyverklaring van Tafeltennisvereniging Avanti, gevestigd te Hazerswoude Dorp en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40445070 (hierna: “Avanti”). Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens Avanti verwerkt en voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt.

Avanti hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacy verklaring willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Avanti houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat Avanti in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document;
  • de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • vraagt om uitdrukkelijke toestemming van ouder of voogd wanneer minderjarigen lid worden van onze vereniging voor het verstrekken van hun persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, deze zal respecteren en u hierop zal wijzen waar nodig.

Als Avanti zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Gebruik persoonsgegevens

Avanti verwerkt (mogelijk) persoonsgegevens van u indien u:

  • lid bent van Avanti
  • bestuurslid bent van Avanti
  • medewerker (trainer) bent van Avanti
  • vrijwilligerswerk uitvoert voor Avanti
  • sponsor of donateur bent van Avanti
  • via het contactformulier, e-mail of telefoon contact met ons opneemt
  • zich inschrijft voor door Avanti of derden georganiseerde evenementen

Avanti verzamelt (mogelijk) de volgende gegevens:

  • NAW (Naam, adres, woonplaats) – gegevens
  • Geboortedatum
  • Telefoonnummer vast en/of mobiel
  • Geslacht
  • Emailadres
  • Lid type (junior, senior, duo-lidmaatschap)
  • Bondsnummer NTTB
  • Competitie gerechtigd/basislidmaatschap
  • Voor jeugdleden naam, emailadres en telefoonnummer ouders
  • Foto (t.b.v. website)
  • Betaalwijze contributie
  • IBAN-rekeningnummer
  • Kopie ID
  • BSN/Loonbelastinggegevens
  • Verklaring omtrent gedrag
  • IVA-certificaat
  • Aanvangsdatum lidmaatschap/contract 18. Einddatum lidmaatschap/contract

Avanti kan deze gegevens gebruiken:

  • om contact met u op te nemen of te onderhouden
  • voor het versturen van nieuwsbrieven via post of per email
  • voor het versturen van uitnodigingen voor ledenvergaderingen en evenementen
  • voor het bepalen van de wedstrijdcategorie
  • voor het bepalen en innen van de contributie
  • voor het bepalen van geboortedatum
  • voor analyses op het ledenbestand ten behoeve van diverse doeleinden
  • voor het maken van ledenlijsten
  • voor het publiceren van nieuwsberichten op de Avanti website en nieuwsbrief (alleen naam,
  • leeftijd en foto’s)

Binnen Avanti kunnen:

  • financiële gegevens waaronder IBAN-rekeningnummers, betaalde en openstaande rekeningen door penningmeester/secretaris/financiële administratie worden ingezien.
  • persoonsgegevens van jeugdleden waaronder naam, adres, telefoonnummer, emailadres en geboortedatum, worden geraadpleegd of gebruikt door het bestuur, trainers en wedstrijdsecretaris
  • foto’s en namen van leden door de webmaster worden gebruikt om op de website te publiceren t.b.v. teamindelingen, competitie-uitslagen en toernooiuitslagen
  • eventuele medische gegevens die door ouders zijn aangedragen en waar jeugdtrainers rekening mee moeten houden, worden geraadpleegd of gebruikt door jeugdtrainers

Informatie, wijzigingen en bezwaar

  • Recht op inzage, rectificatie of verwijdering
    • U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
    • Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
  • U kunt contact opnemen met de secretaris van Avanti via secretaris@ttvavanti.nl voor
    • meer informatie over de wijze waarop Avanti persoonsgegevens verwerkt
    • vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring
    • inzage in de persoonsgegevens die Avanti met betrekking tot u verwerkt
    • bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens door Avanti
    • bezwaar tegen het gebruik van foto’s op de website van Avanti waarin je/u herkenbaar op zichtbaar bent
    • klachten. Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Beveiliging van uw gegevens

  • Avanti zal uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring genoemde doeleinden en ze niet langer bewaren dan noodzakelijk.
  • Avanti zal adequate technische en organisatorische maatregelen treffen om uw gegevens te beveiligen.

Verstrekking aan derden

Avanti verstrekt uw gegevens aan de volgende derden:

  • Nederlandse Tafeltennis Bond (hierna: “NTTB”), de NTTB kan deze gegevens gebruiken:
    • om contact met u op te nemen of te onderhouden
    • voor het versturen van een lidmaatschapskaart
    • voor het versturen van nieuwsbrieven (via post of elektronisch)
    • om de wedstrijdcategorie te bepalen
    • voor contributiebepaling
    • voor analyses op het ledenbestand ten behoeve van diverse doeleinden
    • om per speler wedstrijdresultaten bij te houden die worden gepubliceerd op diverse websites.
  • Organisatoren van evenementen, indien een lid zich heeft ingeschreven voor een evenement dan kunnen de volgende gegevens worden doorgegeven welke door de organisator kunnen worden gepubliceerd in deelnemerslijsten en resultaten:
    • Naam
    • Geboortedatum
    • Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
    • Geslacht
    • Bondsnummer
    • E-mailadres
  • Kamer van Koophandel, nieuwe bestuursleden moeten ingeschreven worden in het verenigingsregister van de Kamer van Koophandel. De volgende gegevens zijn verplicht om te verstrekken:
    • NAW-gegevens
    • Geboortedatum
    • BSN
    • Kopie ID

Avanti maakt gebruik van diensten van derden voor de Loonadministratie, de volgende gegevens van medewerkers worden hiervoor verstrekt:

  • NAW-gegevens
  • Geboortedatum
  • BSN
  • Eigen verklaring loonbelasting
  • Salarisgegevens

Avanti verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden buiten de hierboven genoemde, tenzij u daarvoor uitdrukkelijke toestemming geeft of Avanti daartoe verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Avanti verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn van gegevens

  • Avanti bewaart de persoonsgegevens van oud-leden slechts mits zij daarvoor toestemming geven. Avanti gebruikt gegevens van oud-leden voor:
    • De clubhistorie
    • statistische doeleinden
    • eventuele mailing gericht op oud-leden voor verenigingsjubilea en/of reünies
  • Avanti bewaart geen persoonsgegevens en financiële gegevens van medewerkers langer dan wettelijk noodzakelijk is.

Avanti verklaart verder

  • Avanti heeft haar privacy verklaring zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging (www.ttvavanti.nl).
  • Avanti verwijst in al haar documenten (aanmeldingsformulier, contract/overeenkomst etc.) waarin persoonsgegevens staan, naar onze privacy verklaring op de website van de vereniging.
  • Avanti maakt geen gebruik van cookies op haar website en uw bezoek aan onze website wordt niet geregistreerd.
    Wanneer u zich aanmeldt voor een activiteit via de website of een formulier invult op onze website, worden deze gegevens wel opgeslagen.

Wijziging van privacyverklaring

Avanti kan deze privacy verklaring wijzigen indien dat noodzakelijk is vanwege feiten en omstandigheden of gewijzigde wet- en regelgeving. Avanti zorgt ervoor dat steeds de meest recente versie van de privacy verklaring op de website van Avanti staat.

Contactinformatie

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens of uw persoonsgegevens wilt inzien, laten corrigeren of verwijderen, kunt u contact opnemen met de secretaris van Avanti via secretaris@ttvavanti.nl.